Gest O De Processos

Gestão de processos

1 - ENTREVISTADOS:
– Gerente Administrativa
– Expedição
– Setor Financeiro/Contábil

2 - PROCESSOS DE NEGÓCIOS
Gerente Administrativo:
Responsável pela implantação comercial dos novos clientes (condomínios).

2.1 - EXPEDIÇÃO:
Responsável por recolher a documentação (contas a pagar) dos condomínios. Receber, protocolar, separar e encaminhar ao setor financeiro.

2.2 - SETOR FINANCEIRO:
Recebe as contas, lança valores e NF no sistema, emitir cheques para pagamento, dar baixa nas contas pagas, montagem de balancete de prestação de contas mensal.

2.3 - EXPEDIÇÃO (VOLTA):
Conferir balancete e encaminhar de volta aos responsáveis de cada condomínio.

3 – INDICADORES:
3.1 – Tempo gasto com cada condomínio
3.2 – Quais os mais simples e os mais complexos
3.3 – Quantidades de condomínios feitos por dia

4 – COMO FAZ PARA SELECIONAR UM PROCESSO A SER MELHORADO:
São feitas reuniões constantes com os principais envolvidos nos processos para que possamos visualizar onde esta ocorrendo alguma falha e/ou atraso que possa prejudicar a realização do processo final.

5 – DEFINIÇÃO DE MELHORIAS:
5.1 - Antes não existia a parte 2.3 do processo, com isso, gerava uma sobrecarga ao setor financeiro, agora se pode trabalhar com mais calma e precisão.
5.2 – Criar setor de apoio ao setor financeiro, para desafogar o trabalho do assistente financeiro. O assessorando na conferencia das contas pagas e organização do balancete mensal do condomínio.
5.3 - Criar um setor comercial somente para a captação de novos clientes.
5.4 – Definir consultores para assessorar as particularidades dos condomínios.
5.5 – Gerencia Administrativa ficaria responsável pela supervisão geral do processo e conferencia final do balancete e a liberação do mesmo aos condomínios.