Arquivamento

Arquivamento

Segundo a Associação de Arquivistas Brasileiro, “arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. O arquivamento tem como objetivo guardar e conservar documentações que facilitam o acesso aos dados pessoais. No Departamento Pessoal da Prefeitura Municipal de Pinhal Grande, as documentações dos servidores são arquivadas em armários, onde são organizadas pastas contendo toda a vida funcional dos colaboradores. Essas pastas são separadas por funções, por exemplo, operadores, operários, serventes, entre outros cargos, como mostra a figura 1.

[pic] Figura 1-Arquivo Em pastas suspensas, é colocada toda a documentação do servidor. Esta documentação segue uma ordem: primeiramente é colocada uma ficha com todos os dados pessoais do funcionário (CPF, identidade, título eleitoral, e outros), em seguida, são anexadas cópias dos documentos pessoais, logo, outros papéis relacionados a processos realizados pelos funcionários na instituição, como pedido de férias, autorizações, portarias, etc. As pastas são sistematizadas por ordem alfabética, como mostra a figura 2, proporcionando, assim, a agilidade e a economia do tempo na busca dos dados. [pic] Figura 2-Pastas Suspensas separadas por ordem alfabética. Há também um arquivo inativo, onde contém as pastas dos funcionários exonerados da prefeitura. Estas são organizadas apenas por ordem alfabética, não mais por setores. Durante a organização do arquivamento é possível detectar falhas, como por exemplo, a falta de documentação, podendo assim corrigi-las indo em busca dos mesmos para que, futuramente, não ocasione danos prejudiciais à instituição.

Obs.: citação de www.unicamp.com , acesso em