Arquivamento

Aluna: Patricia
Indexação Coordenada
Em 1950 Mortimer Taube, foi quem desenvolveu o sistema de indexação coordenada e chamou às referidas unidades de informação de Unitermos por serem constituídas por um único termo. O sistema de indexação coordenada é um dos sistemas que se pode utilizar nos arquivos e centros de documentação e informação e consiste; na extração, após análise detalhada do documento, de várias unidades de informação constituídas, geralmente, algumas palavras que em conjunto, descrevem o contexto do documento a arquivar, estas unidades ou itens de informação são definidas Descritor ou Palavra-chave. Por outras palavras, indexação coordenada é a atribuição a um certo documento de um conjunto de descritores que definem, totalmente e de forma complementar entre si, o seu assunto.
A utilização deste sistema em arquivo pode implicar a existência de dois tipo de ficheiros diferentes: O primeiro é constituído por fichas bibliográficas que se encontram ordenadas numericamente segundo o número sequencial inscrito no canto superior direito, e que corresponde ao número que é atribuído a essa ficha no ato da sua entrada no ficheiro; O segundo é constituído por fichas de colunas ou de descritores onde se registra uma palavra-chave ou descritor. Estas fichas são ordenadas alfabeticamente e as suas colunas são numeradas de 0 a 9.
Para o preenchimento das fichas da coluna procede-se da seguinte forma: a palavra-chave (por exemplo: Gestão de Arquivos) inscrito na parte superior da ficha e o número da ficha bibliográfica é registrado na coluna cujo algarismo é igual ao último dos algarismos atribuídos à ficha bibliográfica, isto é, os números terminados em zero são inscritos na coluna zero, os terminados em 1, na coluna 1 e assim sucessivamente. Na recuperação da informação achava-se da seguinte forma:
1ª se seleciona as palavras-chaves ou descritores necessários para caracterizar o pedido;
2ª retiram-se as fichas de colunas que contenham as palavras-chaves