Você sabe dirigir uma Reunião?

Você sabe dirigir uma reunião?
Nas empresas é muito comum a realização de reuniões periódicas, com os mais diversos objetivos, uma vez que são elas as chaves-mestras das comunicações e das relações humanas.

Mas não é só, também tem grande valor administrativo já que, durante as reuniões, os chefes têm oportunidade de ouvir as queixas, reclamações, receber sugestões quanto às necessidades de cada funcionário e também informar sobre decisões da cúpula e das chefias, ou ainda discutir e solucionar problemas referentes ao trabalho.

Desta maneira, elas podem ser um instrumento de grande valia para se conseguir maior cooperação e produtividade na empresa.

Mas, se uma reunião não for bem conduzida poderá tornar-se fator de desencorajamento do pessoal, ou, quando menos, apenas uma perda de tempo para os seus participantes.

Se contabilizarmos o tempo que é gasto em reuniões na empresa e qual o seu custo, constataremos que no prazo de um ano esse custo é bem alto.

Pense também sob a ótica de que, enquanto as pessoas estão reunidas e custando reais, estão também deixando de produzir, isto é, deixando de gerar reais.

O sucesso de qualquer reunião depende, quase que totalmente, de um bom coordenador, portanto, é necessário conhecer algumas regras básicas de como conduzir um grupo com eficiência, facilitando a direção das reuniões:

Regras Básicas:

1º - Definir os objetivos;
2º. – Expor, de forma clara e objetiva, os problemas e finalidades da reunião;
3º. – Evitar não monopolizar o assunto, falando o tempo todo, mas solicitar a participação de todos no debate;
4º. – Ouvir as pessoas presentes;
5º. – Tentar, o mais que possível, conciliar interesses opostos;
6º. – Conduzir o grupo com objetividade para que chegue a um consenso e à solução do problema o mais rápido possível, impedindo que o assunto se disperse e alongue por demais a reunião;
7º. – Evitar reunir pessoas de nível cultural e hierárquico diferentes, pois certos membros