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METODOLOGIA PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS

A principal fonte de informação da Administração Pública está nos documentos. Com a explosão de tecnologia de informação apresentada nas últimas décadas, podemos verificar que apesar das empresas estarem repletas de dados registrados em documentos, existe uma grande lacuna pendente de solução em relação a gestão da informação. A Gestão de Documentos tem como objetivo propiciar um arcabouço de informações seguras que possibilitem reuso e gestão do ciclo de vida. O volume dos acervos em papel acumulado nos órgãos públicos, que já é imenso, tende a aumentar e este aumento é ainda maior quando se fala em arquivos digitais, o que gera custos de armazenamento, obsolescência rápida e impossibilidade de acesso . A descentralização da guarda dos acervos traz perda de informações e segurança questionável. Gerir um acervo é um trabalho maior que somente guardar arquivos em um repositório, é um trabalho onde os procedimentos corretos eliminam ou preservam de acordo com o ciclo de vida do documento previamente estudado e definido por pessoas especialistas.
Quando se trata de tecnologia de suporte, Gestão Corporativa de Documentos é a expressão encontrada para traduzir o ECM – Enterprise Content Management, definido pela AIIM Association for Information and Image Management como: “as tecnologias, ferramentas e métodos usados para captar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo pela empresa. No nível mais elementar, as ferramentas e estratégias de ECM permitem o gerenciamento de informação não estruturada de uma organização, enquanto aquela informação existir”.
Neste documento é apresentada uma forma de metodologia genérica para promover a
Gestão dos Documentos em instituições diversas, visando definir caminhos efetivos.

Objetivos da gestão de documentos:
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Assegurar o pleno exercício da cidadania.
Agilizar o acesso aos arquivos e às informações.
Promover a transparência