Certa Vez

Certa vez, um de meus alunos, desanimado com a situação de sua empresa, disse-me que as teorias administrativas só existiam para as grandes organizações. Em sua pequena empresa de produtos plásticos, "nenhuma delas era aplicável", disse ele. Expliquei-lhe na época que talvez ele não estivesse conseguindo enxergar como e onde as teorias administrativas se materializavam. Vejamos a mais simples e primária delas: o processo administrativo, formado pelas quatro funções administrativas: o Planejamento, a Organização, a Direção e o Controle.
O Planejamento é a primeira função administrativa, que determina quais são os objetivos a serem atingidos e o que deve ser feito para alcançá-los. Nenhuma empresa pode trabalhar na base do improviso. É essencial estabelecer os resultados futuros que se pretende atingir, dentro de um certo espaço de tempo, e aplicando-se certa quantidade de recursos. Devem ser estabelecidos objetivos mais gerais, amplos e genéricos a serem perseguidos pela empresa como um todo, e cujo monitoramento fica a cargo do dono da empresa ou de seus dirigente maiores. É a partir desses objetivos organizacionais que a empresa pode determinar metas a seus funcionários e estes possam dedicar seus esforços para alcançá-las.

Os planos são parte do planejamento, e dizem respeito ao curso de ação predeterminado para o alcance dos objetivos. Os planos fornecem respostas do tipo o que deve ser feito, quando, como, onde, por quem e quanto custará. Daí, quatro tipos de planos surgem: os procedimentos, relacionados ao método de trabalho; os orçamentos (budget), relacionados ao dinheiro a ser gasto/investido; as programações ou cronogramas, relacionado as às atividades ao longo do tempo; as normas e regulamentos, relacionadas ao comportamento dos indivíduos. De maneira implícita ou explícita, toda empresa possui planos; a diferença é que se forem feitos de forma explícita, fica mais fácil a difusão, o acompanhamento de sua execução e o engajamento dos funcionários.