Método de classificação de documentos

MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

O que é classificar?

Classificar é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da documentação. Sua classificação se materializa a partir de um plano que deve ter como características a simplicidade, a flexibilidade e fácil assimilação e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo sempre um padrão e ter um gerenciamento centralizado.
Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), classificar é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, que inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.
Está previsto pelo CONARQ que a classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações:

a) Estudo - Consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão.

b) Codificação - Consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.

Rotinas correspondentes às operações de classificação, segundo o CONARQ:
1. Receber o documento para classificação.
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s), de acordo com seu conteúdo.
Procure a biblioteca ou arquivo público de sua cidade, converse com a pessoa responsável para “in loco” verificar como funciona o método de classificação de documentos.
A classificação universal de Dewey é adotada nas bibliotecas, mas também tem aplicação com êxito nos órgãos públicos. Experimente desenvolver uma nova forma de arrumar o seu arquivo colocando em prática o método de Dewey aplicado ao setor público. Gestão de Documentos e Arquivística - Zélia Freiberger
3. Localizar o(s) assunto(s) no código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o incide, quando necessário.
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