Schllemberg

Pontos essenciais da administração de arquivos correntes

Os documentos bem administrados, assim que solicitados, são encontrados facilmente, sem transtornos. Para se ter uma adiministração eficiente de arquivos, deve-se dispensar total atenção a estes desde sua criação, até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. Todos os funcionários de um órgão, necessitam de documentos para realizar seu trabalho, desde os administradores de cúpula até os cargos de categorias mais inferiores. Os documentos não só dão um estímulo inicial, como fornecem também as informações básicas para decisões executivas. A parte mais difícil na administração dos documentos é a guarda dos documentos valiosos, isso porque, quanto mais importante o assunto, menor a probabilidade de se encontrar uma documentação completa sobre o mesmo. Os documentos valiosos referem-se às origens, à organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão, e aos seus programas essenciais. Os documentos de importância não são retirados de imediato de circulação assim que seu uso corrente termina. As orientações neles seguem em vigor, muitas vezes. E mesmo que estas sejam substituídas, os documentos que as possuem servem para justificar e explicar a mudança.

As atividades de administração de arquivos correntes são altamente especializadas, exigindo uma grande experiência de serviço. Em todo governo grande e complexo deve haver um órgão que assessore especialmente e se dedique inteiramente a assistir todas as repartições nos problemas de administração de documentos. Um órgão central deve dar assistência às repartições quanto ao método de elaboração de planos de destinação de documentos, inclusive no que diz respeito às atividades relativas ao levantamento, descrição, análise, preparo de tabelas e listas de descarte de documentos referentes a atividade de administração geral e auxiliares, comuns a todos os órgãos do governo. Cada órgão deve ter seu