Gestão

Gestão Estratégica de Operações
Problema: Relatório para envio de documentos á digitalização

Todos os contratos fechados entre o banco e seus clientes são submetidos à análise pelo jurídico para que sejam validados conforme legislação vigente.
Após confecção dos contratos, os mesmo são encaminhados ao cliente para coleta de assinaturas dos representantes legais, após esse processo o mesmo é devolvido ao banco através da área RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS, dependendo da região do cliente (filiais) é possível otimizar esse tempo enviando por imagem, ao receber o físico a recepção (TRIAGEM RECEBIMENTO) verifica se é o documento enviado , verificando se está completo e devidamente assinado, com essa analise prévia os documentos são digitalizados ( no primeiro momento em lote) posteriormente no sistema laser fiche por dados da operação onde o processo segue para o abono que analise e nos casos em que estão tudo em ordem, segue para a FORMALIZAÇÂO que providencia nesse momento as assinaturas dos representantes legais do banco , bem como, o envio ao cartório para registro do documento, nesse momento já ocorre o desembolso da operação e por fim nova digitalização do documento devidamente formalizado ( para simples consulta ) e envio a empresa detentora da guarda por um período mínimo de 5 (cinco) anos.
Nesse contexto usamos atualmente os sistemas/ programas: CPE, SHARE POINT E LASER FICHE. Os processos transitam por todos esses sistemas, exceto no momento do envio para digitalização no final após a formalização, sendo assim o controle dessa atividade é feito através de criação de planilha onde é digitalizado um contrato por vez e depois encaminhos via e-mail.
Quantificando o processo atual:
ATIVIDADE: relacionar todos os documentos formalizados ( nº do contrato, nome e CNPJ do cliente, tipo de documentos e quantidade de vias).
TEMPO DESPENDIDO: Uma relação contendo 252 documentos, digitados em aproximadamente duas horas, em média digita-se