Gestão eletrônica de documentos

Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.
Cold/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados.
FormsProcessing (Processamento de Formulário) – Tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em banco de dados, automatizando o processo de digitação. Tecnologias mais utilizadas são ICR (IntelligentCharacterREcognition) e OCR (OpticalCharcaterREcognition) para o reconhecimento automático de caracteres.
Records andInformation Management (RIM) – É o gerenciamento do clico de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre. Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção. Disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade.
Com o crescimento exponencial na geração de documentos em meio físico pelas organizações cresce também a necessidade de rapidez na recuperação das informações. Isto torna evidente a falta de organização e de cuidados com o armazenamento destes documentos, fazendo com que o capital intelectual das organizações rume a uma capacidade de utilização cada vez menor. O formato atual de organização de documentos é ineficiente e oneroso, acumulando custos com espaço de armazenamento, pessoal especializado (quando existe), morosidade na recuperação e destruição precoce da informação (Portal GED).
Uma implementação de solução ECM completa é composta por Eletronic Records Management (ERM), BusinesProcess Management (BPM), Taxonomia e Metadados, Gestão do Conhecimento (KM), Gestão de Conteúdo WEB (WCM), Gerenciamento de documentos (MS), Governança de Medias Sociais, hardware de armazenamento e captura, meios de comunicação entre outros. Toda esta solução para pequenas e medias empresas tem um custo muito alto e