Gestão eletronica de documentos

Revista Tecnologias em Projeção v. 2 n. 1 ARTIGO

p. 04-06

jun. 2011

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GED - Gestão Eletrônica de Documentos: Tecnologia Eficaz e Sustentável
Ricardo Rosa dos Anjos

Resumo—A melhor forma de garantir a continuidade do conhecimento é preservar as fontes de informações. Preservar a informação que está em estado físico é uma tarefa complexa que envolve a guarda desta fonte, frente à necessidade de compartilhamento. Replicar a fonte física pode significar perda de controle e posse da mesma. A transformação da informação física para um meio digital tem garantido a exclusão de alguns problemas enfrentados com o tratamento da informação física, de uma forma muito mais prática e sustentável. Diversas empresas têm convertido seu acervo documental para o estado digital, muitas vezes para garantir a blindagem desta informação, utilizando os métodos de criptografia atuais, e também descentralizando o acesso à mesma. A digitalização provê também outros benefícios para todo tipo de organização e ramos de atividades. Palavras-chave—Gestão Eletrônica Digitalização, Guarda documental. de Documentos,

II. AS PERDAS DE INFORMAÇÕES Tem sido comum notícias de instituições que perderam suas informações. Um exemplo atual é o da Universidade de Brasília – UnB, que por força da natureza perdeu parte das monografias e teses de centenas de universitários. Em dezembro de 2005 um incêndio com causas desconhecidas incinerou os processos de sonegadores fiscais que estavam no prédio do INSS – Instituto Nacional de Seguro Social em Brasília. O município de Côrtes, em junho de 2010, perdeu todos os documentos públicos com informações de pagamento e saúde dos moradores em uma enxurrada. Perder a informação significa perder a fonte do conhecimento e estas informações geralmente estão em estado de documentos físicos. Esta perda pode desencadear outras perdas materiais. III. ALÉM DA NECESSIDADE DE REDUNDÂNCIA Quem digitaliza seu acervo, pode inicialmente ver como único beneficio a