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Entenda o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Ao longo do século XX a humanidade se desenvolveu como nunca observado na história da humanidade. As inovações trouxeram, ainda, uma enorme quantidade de informações, que ao longo dos tempos foram sendo, em sua maioria, impressas em papel e organizadas em enormes bibliotecas. Era uma forma de organizar dados, mas por suas características, seu alcance era reduzido e distribuição limitada.
A nova era que vivemos trouxe a informática que se tornou uma poderosa ferramenta na distribuição de arquivos. Surge então, o conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou GED, que vem aos poucos ganhando a confiança de grandes empresas. Um sistema de GED, consciste em aproveitar as características da informática para superar as limitações de uma biblioteca comum. Entre elas estão o alcance e a distribuição quase que ilimitada de cada exemplar da coleção.
Um sistema de GED que funcione de forma eficiente, deve ser projetado conforme as características e as necessidades de cada projeto. Em alguns casos, os documentos podem ser convertido para arquivos “.pdf” e em seguida publicados em um Website, como é o caso do projeto realizado pelo Museu Lasar Segall. Nesse caso, tanto o sitema de GED funcionará em função de documentos digitalizados, possibilitando um acesso instantâneo ao documento.
Uma vez na Internet, esses arquivos poder sem organizados por linguagens típicas da construção de páginas Web, tais como HTML, ASP, PHP, ColdFusion, etc. . . facilitando a busca e o acesso ao arquivo. A organização é facilitada, tanto pra quem procura como para quem alimenta esse banco de dados, um vez que a atualização é quase instantânea por um sistema de GED bem projetado.
A procura por uma informação que pode demorar minutos nas fichas de uma biblioteca pode leva segundos em um terminal de computador. A atualização é rápida por aqueles que administram o sistema. Essa rapidez é possível com um painel de controle rápido e