Como Elaborar uma RFP

RFP
Como Elaborar uma RFP (Request for Proposal)
Artigo
A RFP é o convite enviado a um grupo de fornecedores para apresentarem propostas de venda de produtos ou serviços. Um processo de aquisição envolvendo vários fornecedores aumenta a capacidade de negociação e o poder de compra das empresas. O documento deve conter o maior número de informações possível para que os fornecedores usem sua criatividade para oferecer a melhor solução para a empresa. Desta forma, a elaboração de uma RFP é importante para garantir a eficiência do processo de aquisição. Deve seguir uma metodologia e linguagem comum ao gerenciamento de projetos, utilizando técnicas e análise de requisitos.
São muitos os benefícios de utilizar uma RFP dentro de um processo de aquisição de produtos ou serviços. Podemos destacar: várias propostas de fornecedores melhora o processo de decisão; aumenta o poder de compra da empresa; torna o processo de aquisição claro e transparente para os fornecedores e para a empresa; retira do processo a subjetividade e concentra-se na racionalidade para selecionar o fornecedor; permite larga escala de distribuição; e, estabelece um cronograma formal de entrega das informações.
Existe uma forte relação entre a análise de requisitos de um projeto e a RFP. Se a análise for elaborada corretamente ela pode ser facilmente incluída na RFP, economizando tempo e esforço. Além de estabelecer uma linguagem comum entre o processo de aquisição e o gerenciamento de projetos.
A elaboração de uma RFP deve ser um sub-projeto de um projeto maior. O projeto de uma RFP envolve:
Preparação;
Definição dos requisitos administrativos;
Definição de como as informações dos fornecedores serão apresentadas;
Definição dos requisitos técnicos do produto ou serviço a serem adquiridos;
Gerenciamento de requisitos da RFP;
Definição de como serão apresentadas as informações de preço; e,
Definição do processo de avaliação das propostas.
A preparação de uma RFP envolve a organização e planejamento do