Arquivo- organização e manutenção

Arquivo organização e manutenção

Conceição Carvalho

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INTRODUÇÃO
Ao pensarmos em arquivos pensamos na produção e na conservação dos documentos.
E porque se produzem e se conservam estes?
 Em primeiro lugar para a gestão administrativa dos assuntos correntes constituindo o apoio informativo para a tomada de decisões e tomando o valor probatório que a lei lhes concede.
 Em segundo lugar, sobretudo no caso das instituições públicas, aparecem como recurso básico de informação para os cidadãos e como garantia de transparência administrativa imprescindível ao Estado de Direito.
 Em terceiro lugar, com o passar do tempo, adquirem valor histórico. Conceição Carvalho

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O documento de arquivo
O documento é uma unidade constituída pela informação e pelo seu suporte.
Por sua vez, o arquivo está ligado à entidade produtora não sendo algo independente. Os arquivos nascem da necessidade de servir de garantia dos direitos da instituição ou da pessoa - valor primário - mas, com o decorrer do tempo transformam-se em fontes históricas da instituição ou pessoa adquirem assim um valor secundário.
No que diz respeito aos suportes, os arquivos são bastantes diversificados possuindo no seu espólio, além dos documentos em formato papel, fotografias, CD´s, microfilmes, cassetes, entre outros. Por sua vez, estes suportes acarretam problemas diversos que dizem respeito quer ao nível de conservação quer ao nível do valor legal.
Conceição Carvalho

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O valor dos documentos (valor primário e secundário)
 Valor Administrativo - documentos como directivas,

regulamentos, ordens, pedidos, informações sobre pessoal, entre outros;
 Valor legal -implicam acordos legais como alugueres, contratos, reclamações, títulos, provas de acções em casos particulares, cer tificados legais, etc;
 Valor fiscal - está patente em documentos que têm a função de justificar o dinheiro arrecadado, distribuído, controlado ou gasto pela administração ou