Gerenciamento documental

GERENCIAMENTO DOCUMENTAL, CUSTOS OU BENEFÍCIOS?: um estudo de caso

Antonio Genésio de Sousa Filho[1] Adolfo Júlio Porto de Freitas[2]

Resumo

Descreve a pesquisa realizada durante o processo de organização do Arquivo Técnico do Departamento de Manutenção de uma empresa paraibana. A partir do diagnóstico e de uma fundamentação teórica baseada nos processos históricos que deram origem a “gerência científica” até as atuais técnicas utilizadas na gestão de documentos, busca-se investigar elementos que demonstrem os benefícios do gerenciamento documental. Utilizando o método exploratório descritivo com apoio do questionário e da técnica da observação direta, foram coletados e analisados dados a partir das categorias: usuários, tipologia documental, satisfação, custos e benefícios com os métodos implementados na organização. Dentre os resultados obtidos destacam-se: diminuição da massa documental, otimização do espaço físico, aumento da segurança e controle da documentação, racionalização e diminuição dos custos operacionais, redução do tempo gasto para a localização dos documentos e aumento na produtividade.

Palavras-chave: Arquivo Técnico. Organização documental – custos e benefícios.

1 SEDIMENTANDO O OBJETO DE ESTUDO Considerando que o objetivo principal deste estudo é relatar, a partir do processo de reorganização documental do Arquivo Técnico do Departamento de Manutenção (ATDM) de uma empresa paraibana, a relação entre os custos e benefícios, as ações estudadas encontram guarida nos documentos técnicos relacionados às atividades deste departamento. Neste propósito, traçamos como recorte investigativo verificar: a) As barreiras informacionais existentes no processo de recuperação das informações nos documentos do ATDM da Empresa; b) Os procedimentos de busca e acesso aos documentos do Arquivo; c) O grau de satisfação dos usuários após a implantação do processo de organização do Arquivo; d) Relação