PRA Arquivo Organização e Manutenção

Como reflexão final deste módulo de arquivo, terei de referir-me à multiplicidade de formas de arquivar. O arquivo é importante e ajuda em todos os aspectos quer na nossa vida pessoal ou profissional. Os conteudos deste módulo são: origem dos arquivos, noção de arquivo, noção e funções dos documentos, funções do arquivo, tarefas do arquivista, tipos de arquivo e classificação de arquivos (critérios). O arquivo já vem de há muito tempo e teve a sua origem na antiga civilização grega, sendo as suas funções de natureza auxiliar e instrumental tendo como objectivo manter a organização numa instituição. Arquivo pode ser entendido como um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, forma, ou até mesmo o seu suporte material, sejam eles recebidos ou executados por nós ou por qualquer outra instância. É também e no entanto, um local destinado à conservação e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados, bem como uma unidade de serviço administrativo especializado em que a missão consiste em receber e classificar funcionando como memória de uma instituição. O arquivo tem como funções principais a ordenação de documentos para uma fácil procura, tendo como suporte principal o carácter documental e avaliar e selecionar os documentos tendo em vista a sua eliminação. Dentro do termo arquivo existem ainda três tipos que se denominam por arquivo corrente (activo), arquivo intermédio (semi-activo) e arquivo permanente (inactivo). Podemos destingui-los pela forma em que fazem o seu papel, arquivo corrente pela frequência da consulta, intermédio pela baixa frequência de consulta e o arquivo permanente como arquivo morto ou arquivo definitivo.
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