Controle de Arquivos e Documentos

Curso de Controle de Arquivos e Documentos

1. INTRODUÇÃO
Controle é uma das funções que compõem o processo administrativo. A função controlar consiste em averiguar se as atividades efetivas estão de acordo com as atividades que foram planejadas. Controlar é comparar o resultado das ações com padrões previamente estabelecidos, com a finalidade de corrigi-las se necessário. O controle é uma das funções básicas de um sistema contábil. Difere do controle administrativo, que tende a aplicar preceitos subjetivos ou então de conteúdo cibernético, vinculado a Comunicação e a Automação. O controle contábil deriva das características do método de escrituração conhecido como método das partidas dobradas. Seu princípio é a oposição conta contra conta: o controle do custo é dado pela receita, o do capital de terceiros pelo ativo circulante.
2. CONTROLE DE DOCUMENTOS: CONCEITO
Controle de documentos consiste em estabelecer um padrão e verificar seu cumprimento, para a boa gestão da informação dentro das instituições. Estes padrões garantem que os documentos sejam analisados, emitidos, alterados, aprovados ou re(a)provados sob condições controladas, de forma a evitar o uso de documentos obsoletos ou não-válidos naquela reunião com os acionistas. Padrões, de acordo com a ISO, instituição padronizadora do mundo, são “documento aprovado por um organismo reconhecido que provê, pelo uso comum e repetitivo, regras, diretrizes ou características de produtos, processos ou serviços”. O processo de implantação do controle de qualidade deve ser muito bem amarrado na instituição, pra que não seja visto como trabalho extra.
3. CONTROLE DE DOCUMENTOS
Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade devem ser controlados. Registros é um tipo especial de documento. Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessários para:
a) aprovar documentos quanto à sua adequação, antes da sua emissão;
b) analisar criticamente e atualizar, quando