Teoria geral da Administração

CASO: O Departamento de contas a pagar da Ford

Pressionada pela forte concorrência japonesa, a gigantesca Ford Motor Company tinha um sério problema: tinha muitas gorduras para cortar. No seu departamento de contas a pagas(DCP), cerca de quinhentos funcionários se engolfinhavam com um mar de papelário para resolver pendências e pagar fornecedores. Um total de 14 itens de uma variedade de fontes – registros de recebimento, ordens de compras, faturas etc. – tinha de ser conferido e casado. Um simples atraso de qualquer doumento significava horas para achar a informação correta, atrasos nos pagamentos e forneedores raivosos. O processo era convencional. O departamento de compras (DC) enviava um pedido de comprar (PC) ao fornecedor, com cópia para o DCP. Quando o material enviado pelo fornecedor chegava na recepção da Ford, um funcionário preenchia o formulário descrevendo o material recebido e o enviava ao DCP. Enquanto isso, o fornecedor enviava ao DCP a fatura correspondente. A partir daí, o DCP tinha de conciliar três documentos: o PC, o formulário de recebimento e a fatura do fornecedor. Em 80% dos casos, a conciliação era possível e o DCP emitia o pagamento ao fornecedor. Mas, 20% dos casos proporcionavam verdadeira confusão que tornava o tempo de todo mundo. A Ford resolveu implantar um sotisficado e caro sistema computadorizado para agilizar o processo e obteve uma redução de 20% no pessoal. A euforia durou até que os administradores da Ford foram visitar a Mazda japonesa, da qual ford estava adquirindo parte do capital. Pasme: a mazda tinha apenas 5 funcionários para lidar com o departamento de contas a pagar. Ali tudo fluía tranquilamente. A Ford resolver fazer uma reengenharia de todo o processo de pagamento aos fornecedores. Com a reengenharia, tudo ficou diferente. A fatura e os três documentos foram eliminados. O papelório foi substituido por um processo ágil, simples e rápido em que a verificação e o controle são feitos diretamente por