organização documental

ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL

Hoje em dia o volume documental aumentou com tamanha rapidez e ainda boa parte dos nossos documentos estão em papel. E o grande volume documental faz surgir os problemas para gerenciá-los, demora para encontrar, imprecisão de informações, gerando custos para gerenciar e sem contar com os outros custos gerados por informações imprecisas que podem ir de clientes insatisfeitos e até a perda de processos na justiça principalmente na área de segurança no trabalho.
Algumas empresas são levadas a buscar soluções quando sua situação já está critica e mesmo assim são levadas a acreditar que a única saída é o volume de documentos e não a organização destes e que a simples digitalização, diminuindo o volume especial, resolverá os problemas.
A digitalização pode até minimizar os problemas, dando a falsa impressão de que foi tomada a decisão correta, mas este seria o caso típico em que alguém que sempre toma o caminho mais longo e precisa diminuir o tempo gasto para percorrer o caminho até o seu destino, resolve o problema comprando um veículo mais rápido ao invés de buscar caminhos mais curtos e com menor tráfego.
Quando o volume de documentos aumenta, os problemas de organização documental são seriamente ampliados, mas nem sempre é fácil de perceber quais são, por isso que o trabalho desempenhado por um arquivista é fundamental antes de digitalizar qualquer documento.
Certas definições como por exemplo : como, quando e onde os documentos são acessados são fundamentais para estabelecer as regras do uso das ferramentas de possibilitam a gestão de documentos digitais e inclusive os não digitais.No Brasil existem projetos de leis que visam regulamentar os documentos digitais e medidas provisórias em vigor, pareceres e jurisprudências do Tribunal Superior sobre o assunto, ou seja, é possível sim, um documento digital ter o status de “documento legal”, mas é preciso conhecer como fazê-lo.
Infelizmente, a crença de que a digitalização é o principal e