Arquivos e documentos empresariai

GeSec – Revista de Gestão e Secretariado ISSN: 2178-9010 Organização: SINSESP Editor Científico: Cibele Barsalini Martins Avaliação: Double Blind Review pelo SEER/OJS Revisão: Gramatical, normativa e de formatação

ARQUIVOS E DOCUMENTOS EMPRESARIAIS: DA ORGANIZAÇÃO COTIDIANA À GESTÃO EFICIENTE

CORPORATE DOCUMENTS AND FILES: FROM THE DAY-BY-DAY ORGANIZATION TO THE EFFECTIVE MANAGEMENT

Elisabeth Adriana Dudziak Doutora em Engenharia de Produção pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo – EP-USP Mestre em Ciências da Comunicação Escola de Comunicações e Artes – ECA-USP. Professora Curso de Secretariado Executivo Bilíngue da Universidade Paulista-UNIP [e-mail]

Elisabeth Adriana Dudziak

RESUMO O objetivo deste artigo é apresentar e discutir o processo de planejamento, organização, guarda e gestão de arquivos e documentos empresariais, do ponto de vista do profissional de secretariado executivo. Inicia-se o texto a partir da introdução ao cenário atual com foco na dinâmica global, as demandas de serviço e o papel essencial do secretário executivo na empresa. Apresenta-se uma revisão teórica dos principais conceitos e normas internacionalmente adotadas na organização de arquivos. Estabelece-se a necessidade de realizar, mais do que a simples organização de arquivos, a gestão de documentos e arquivos. Com base nesta premissa, são apresentadas as bases teórico-conceituais para a implantação de um Serviço de Documentação e Arquivo, a partir das principais tipologias documentais existentes nas empresas e respectivos critérios classificação e temporalidade de guarda de documentos. Discute-se a importância do planejamento estratégico, tático e operacional da gestão de arquivos. Finaliza-se o artigo com a descrição das etapas de implantação de um Serviço de Documentação e Arquivo e o código de ética do gestor de documentos.

Palavras-chave: Arquivos empresariais. Tipologias documentais. Organização documentária. Secretário