Noções a arquivologia

Arquivo

“Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.

Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades.

Arquivo

É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E
CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS.

Tipos de Arquivos

Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser classificados em:

Públicos (federal, estadual, municipal);
Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações);
Comerciais (empresas, corporações, companhias) ;e
Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos etc)

Idade dos Arquivos

o documento pode ser guardado em função da importância das informações nele contidas, para a história da administração ou mesmo para tomadas de decisões pautadas nas ações do passado.

Então o ciclo pode ser categorizado em três fases ou arquivos:

Arquivo Corrente ou de Gestão – também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo.
São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito usados pela administração.

Arquivo Intermediário – também conhecido como de Segunda Idade ou Semi- Ativo. São Arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.
Apresenta pequena frequência de uso pela administração.

Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico.
São os conjuntos documentais