métodos de arquivamento

Como organizar e arquivar documentos em 7 passos

Este sistema simples de 7 passos pode ajudar o profissional da comunicação a fazer e manter um sistema efetivo de arquivo. Uma vez feito, você será capaz de manter sua papelada e outras informações sob controle e encontrar tudo o que precisa em 10 segundos ou menos.

1. Separe suas informações em categorias mais amplas possíveis conforme já mostramos. Pense no supermercado. Eles têm áreas específicas para maçãs e laranjas, iogurte e leite, carne e frango, etc. As três categorias amplas são: Frutas, Laticínios e Açougue. O mesmo funciona para seus papéis. Algumas categorias comuns são: Contatos de A - H, Contatos de I - P, Contatos Q - Z, Assessorias, Matérias, Informações Gerais, ou outras dependendo da editoria, ou cliente, no caso de assessores, que atua, entre outras.

2. Faça um arquivo suspenso para cada uma destas categorias. Certifique-se de usar arquivos suspensos que podem ser pendurados em várias posições.

3. Depois, comece a dividir em subcategorias com as pastas de arquivo (pastas simples, que vão dentro das pastas suspensas). Por exemplo, em seu arquivo suspenso pessoal e em sua casa para Impostos, você pode ter pastas separadas por ano (2001, 2002, 2003, 2004, etc.).

4. Comece a colocar cada folha de papel na pasta correspondente. Marque cada uma delas com uma data para descarte, desta forma, quando você for mexer nos arquivos daqui a um ano, você saberá imediatamente se você deve manter aquele papel.

5. Se você encontrar um papel que pode ser arquivado em algumas pastas diferentes e você não sabe ao certo em qual arquivá-lo, escolha uma delas e coloque uma referência cruzada (uma anotação) dentro do(s) outro(s) arquivo(s) em que ele se encaixaria.

6. Deixe espaço nos arquivos para que as gavetas não fiquem entaladas. Se as gavetas estiverem muito apertadas, arquivar será uma tarefa frustrante e é bem provável que você não a cumpra.

7. Uma vez você tenha montado seu sistema de