Metodos de arquivamento

Este capítulo reúne as contribuições de autores especializados no assunto organização e arquivamento. Com base em suas teorias, buscou-se métodos e formas de planejar, realizar e resolver os problemas de arquivamento.
Antes de iniciar um método de arquivamento é necessário planejar, pois nenhuma empresa trabalha na improvisação.

“O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. Trata-se, pois, de um modelo teórico para a ação futura. Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los a melhor maneira possível. Planejar é definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso e ação para alcançá-los. O planejamento define onde se pretende chegar; o que deve ser feito,quando, como, e em que sequencia”. (CHIAVENATO, 1999, p. 379).

No entendimento de Chiavenato (1999) ao iniciar o processo de planejamento é importante analisar, avaliar e escolher a melhor alternativa para a execução da atividade. O planejamento oferece um amplo conhecimento sobre determinado assunto e também características fundamentais da ação a ser criada. Quando o planejamento não é iniciado ou mal elaborado, o risco de não alcançar o objetivo é grande.
Maximiano (2011), por sua vez, entende que para que a atividade tenha êxito, o controle é fundamental, pois ele é a essência do processo garantindo que o objetivo seja alcançado. No controle os objetivos devem ser minuciosamente especificados a aqueles que irão desenvolver a função. Nessa etapa a comparação dos objetivos esperados com os alcançados é inevitável, porque é nesse momento que são criadas previsões para o futuro. Ainda enfoca que o planejamento e controle são funções que devem caminhar juntas, ou seja, uma ação complementa a outra. Com as duas funções o gerenciador pode tomar as decisões cabíveis.
Ao iniciar um arquivamento, é preciso entender o significado, o arquivo tem por