administração

Métodos de arquivamento e guarda de documentos
Fabrício Mariano

Métodos de arquivamento – antes de 1950
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO
NACIONAL, 1992), Método de Arquivamento é uma sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.

Método alfabético
É subdividido em: específico, geográfico, mnemônico e variadex.
 Específico: é representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto a ser arquivado.
 Geográfico: método de ordenação que tem por eixo aspectos geográficos. Esse método é muito aconselhável quando o objetivo é ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, que pode envolver a busca por região, estado, município, bairro, rua e local específico.
 Mnemônico: busca combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memória na busca da informação no material de arquivo.
 Variadex: tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes, ou seja, consiste em dar cores a um grupo de letras para buscar a informação. As cores podem variar de país para país, mas a regra geral é que as cores devem ser claras e contrastantes.

Método numérico
É um método de arquivamento indireto, pois é necessário que seja realizada uma consulta anterior a um índice ou arquivo de fichas para localizar
Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br

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Mestre em Economia pela Wisconsin International University. Pós-graduado em Finanças e Gestão
Corporativa pela Universidade Candido Mendes
(UCAM). Graduado em
Física pela Universidade
Federal do Rio de Janeiro
(UFRJ).Professor do Instituto de Administração do Rio de Janeiro (IARJ).