Gestão de Consultórios

Gestão de Consultórios

A primeira consulta.

A primeira consulta pode significar o primeiro contato de seu cliente com o consultório. Esse momento mágico pode se transformar em trágico se algumas providências não forem tomadas. A primeira delas é estabelecer com sua equipe uma rotina de boas vindas ao cliente. Essa rotina começa com a recepcionista fazendo sua obrigação de levantar-se para receber o cliente com um grande sorriso nos lábios e de preferência saindo de trás da escrivaninha ou balcão. No momento seguinte deve convidar o cliente para um tour pelo consultório para conhecer as instalações. Isso se torna particularmente importante devido a evidente ansiedade de quem freqüenta o consultório. Procure definir com antecedência quais os setores que poderão ser visitados. Quanto mais amplo for o acesso, melhor. A seguir, convide-o para sentar-se e forneça um folder ou revista que tragam informações sobre o trabalho do profissional responsável pelo atendimento. Como aparecer em publicações será tema de uma coluna exclusiva.

Ofereça água, suco, café ou chá e demonstre a todo momento preocupação em deixá-lo a vontade. Sua equipe deve providenciar uma carta de boas vindas com sua assinatura para ser entregue para o cliente. No texto, coloque informações sobre sua formação e especializações e fale da satisfação em tê-lo como cliente. O profissional deve ser informado de que se trata de um primeira consulta para adequar sua linguagem e entrar no clima de boas vindas. Feita a consulta, o cliente deverá ser acompanhado até a porta e mais tarde receber um telefonema para obter um feedback sobre o atendimento.Nessa ligação procure descobrir suas impressões sobre o ambiente do consultório e a interação durante o atendimento. Lembre-se que seu objetivo será garantir que o cliente continue o vindo ao seu consultório sempre que precisar.

Outro cuidado importante a ser tomado é com relação a pedidos de orçamento por telefone. O idea será