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Uma estimativa de custos bem elaborada utiliza de ferramentas e técnicas que visam compor o cenário mais provável para aquele projeto, evitando assim grandes surpresas aos envolvidos no projeto. Entretanto, nos dias de hoje é muito difícil fazer estimativas adequadas e cumpri-las, por causa das inúmeras mudanças a que os projetos são submetidos. Muitos deles já iniciam com um orçamento predeterminado, resultado de um estudo de viabilidade que permitiu sua aprovação, e devem adequar o seu escopo e os recursos que serão utilizados a ele.
Quanto menor a necessidade de mudanças, aqui falamos principalmente no que diz respeito a alterações orçamentárias, menor será a possibilidade de um projeto entrar para lista de cortes de uma empresa em um momento instável. Entretanto, mudanças podem ser necessárias e, muitas vezes, inevitáveis. Assim, é importante que o gerente de projetos tenha um amplo conhecimento sobre todos os custos que compõe seu orçamento e tenha domínio e propriedade para promover reduções e cortes que não prejudiquem o andamento ou qualidade do mesmo. "A principal vantagem da estimativa é a velocidade para a tomada das decisões", avalia Nilton Neilor Antonietto, gestor de projetos. As estimativas de custos podem ser influenciadas por muitas variáveis: a opinião especializada, guiada por informações históricas, pode fornecer um discernimento valioso sobre o ambiente e informações de projetos passados similares. As técnicas de estimativas análogas, paramétricas, bottom-up e bastante comum, a estimativa de três pontos, são ferramentas que possibilitam aprimorar a precisão das estimativas de custo de um projeto. E ainda, se houver uma combinação dessas técnicas e ferramentas, é possível estabelecer uma linha de base dos custos de projeto bem próximo da realidade, diante do cenário no qual está inserido. Como estimativas são construídas com base em históricos e através da utilização de ferramentas e técnicas disponíveis, é importante que