Fluxograma

Técnica mais conhecida e utilizada no estudo de processos administrativos. O fluxograma é a representação gráfica das atividades ou fases de um processo, na seqüência como elas ocorrem, permitindo entender, a partir da representação visual, como o processo é executado. O fluxograma mostra também: atividades desnecessárias ou que não agregam valor, gargalos e atrasos, evidenciando o desperdício, identifica clientes que passam despercebidos e identifica oportunidades para melhoria. O objetivo do estudo desse processo é o de assegurar a fluidez dessa movimentação e manter o limites de decisão dentro de princípios que não permitam ineficiência e ineficácia de todo o processo. Objetivos secundários: - identificar a utilidade de cada etapa do processo; - verificar as vantagens em alterar a seqüência das operações; - procurar adequar as operações (passos) às pessoas que as executam; e - identificar a necessidade de treinamento para o trabalho específico de processo.

ESTRATÉGIA PARA ESTUDO DO PROCESSO 1) Escolha do processo a estudar. 2) Coleta dos passos e sua representação gráfica. 3) Análise dos métodos empregados no processamento atual. (fase crítica/determinação para alternativas futuras) 4) Implantação e 5) Manualização do processo.

QUESTIONAMENTO DE ANÁLISE PROCESSUAL (EXEMPLO)

1) O que se faz? Quais as informações a passar, controlar e coletar? 2) Onde são executados registros? De que forma? Se são arquivados, onde? São desarquivados para algum outro trabalho? 3) Como se faz? Como são transmitidas as informações, os documentos e outros dados? 4) Na rede, como ocorrem as interfaces entre o processo em análise e os demais processos? São esses os pontos de contato mais importantes para o melhor conhecimento desse processo? 5) Quais as dificuldades percebidas? Essas dificuldades são específicas do processo? Criadas em outros pontos da rede cujo reflexo é nesse