Estudo de caso

Estudo de Caso 1 – O departamento de contas à pagar da Ford.

1- Como era o departamento de contas a pagar antes de reengenharia?

R: No seu departamento de contas a pagar , cerca de quinhentos funcionários se engatilhavam com um mar de papelório para resolver pendências e pagar os fornecedores. Um total de 14 itens de uma variedade de fontes – registros de recebimentos, ordens de compras, faturas etc. tinham de ser conferido e casado. Um simples atraso de qualquer documento significava horas e horas para achar a informação correta, atrasos nos pagamentos e fornecedores raivosos. O processo era convencional. O departamento de compras enviava um pedido de compra ao fornecedor, com copia para o DCP. Quando o material enviado pelo fornecedor chegava na recepção da Ford, um funcionário preenchia o formulário descrevendo o material recebido e o enviava ao DCP. Enquanto isso, o fornecedor enviava ao DCP a fatura correspondente. A partir daí, o DCP tinha de conciliar três documentos: o PC, o formulário de recebimento e a fatura do fornecedor. Em 80% dos casos, a conciliação era possível e o DCP emitia o pagamento ao fornecedor. Mas, 20% dos casos proporcionavam verdadeira confusão que tomava o tempo de todo mundo.

2- Com ficou depois, sob o ponto de vista do modelo burocrático?

R: Com a reengenharia, tudo ficou diferente. A fatura e os três documentos foram eliminados. O papelório foi substituído por um processo ágil, simples e rápido em que a verificação e o controle são feitos diretamente por um computador. O comprador do DC emite um pedido ao fornecedor e informa em um banco de dados on-line. Ao receber o material, a recepção verifica a compra pendente no banco de dados. Se corresponde, aperta uma tecla para informar a chegada do material e o computador emitira automaticamente o cheque ao fornecedor no prazo previsto, se não, a recepção devolve o material ao fornecedor. Na verdade, o redesenho do processo quase eliminou a necessidade do DCP. Esse ficou com