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Um projeto avança por fases progressivamente. Nestes avanços muitas são as mudanças de que o mesmo sofre. Estas são diferenças estabelecidas pela natureza das principais atividades em cada período. A estes períodos entre os quais o projeto sofre intensas transformações chamamos normalmente fases ou etapas do projeto.
Projetos de maior porte e complexidade são comumente subdividos em projetos menores dando origem, conforme as relações criadas, a programas ou subprojetos. Essas subdivisões provocam a definição de novas fases ou etapas para cada divisão criada. c Frente a esse cenário possível, a pergunta que se coloca é: como organizar o ciclo de vida de projetos a fim de facilitar seu gerenciamento? A resposta a essa questão deve ser procurada primeiramente no entendimento do que sejam fases e etapas. Posteriormente podem ser agregados novos conceitos e procedimentos que enriquecem as possibilidades de gerenciamento dos projetos com base no ciclo de vida dos mesmos.
Cada fase do projeto é marcada pela entrega de um ou mais produtos (deliverables), como estudos de viabilidade ou protótipos funcionais No início de cada fase, define-se o trabalho a ser feito e o pessoal envolvido na sua execução.
O fim da fase é marcado por uma revisão dos produtos e do desempenho do projeto até o momento; Uma fase começa quando termina a outra.
Quando há overlapping entre as fases, chamamos essa prática de "fast tracking".
Nesse caso, começa-se a trabalhar nas próximas fases do projeto antes do fim da fase corrente (entrega e revisão dos produtos);
Os custos são realmente crescentes à medida que a fase avança; Os riscos são geralmente de crescente medida que a fase avança; A habilidade das partes envolvidas alteram os produtos de cada fase do processo é decrescente à medida que a fase avança; Cada indústria apresenta