Como presidir reunião

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ROTEIRO PARA PRESIDIR UMA REUNIÃO (Sugestão de protocolo)
Por Silvana Heidemann Rocha, 01/05/2010
(Tomei por base minha experiência adquirida no período em que estive à frente da condução da seção sindical dos professores da UTFPR, em que muitas vezes era preciso conduzir assembléias de até quase 1000 pessoas, em momentos de greve. É apenas uma sugestão de protocolo que pode ser adaptada dependendo do contexto. O mais importante é planejar com antecedência como se pretende encaminhar os trabalhos, isto é, imaginar com antecedência como será o momento da reunião, quem irá, quais os interesses que serão defendidos, etc e combinar com antecedência com os que vão compartilhar da condução da reunião, como se dará o encaminhamento dos trabalhos.)

O protocolo que se segue numa reunião pode ser mais formal ou menos formal dependendo da ocasião (se de tranqüilidade ou de polêmica). Mas uma reunião tem de ter suas formalidades, uma vez que excessos de informalidades podem comprometer a legitimidade da reunião. Isto é, a reunião perde seus efeitos legais juridicamente e vira apenas uma conversa entre amigos ou bate-boca entre adversários.

É muito importante que a mesa condutora dos trabalhos (presidente, secretário e auxiliares) procure estabelecer um clima de confiança e tranqüilidade entre os presentes. Às vezes isso é possível, às vezes não. O fundamental é que seja estabelecido um clima de respeito entre os presentes, ou seja, respeito ao contraditório.

Para a mesa condutora dos trabalhos, é obrigatório o estabelecimento do presidente e do secretário da reunião, podendo ser nomeados/solicitados auxiliares, como por exemplo a pessoa que vai controlar os inscritos para as falas e o tempo das falas, caso o presidente e o secretário não possam realizar tais tarefas conjuntamente.

O presidente da reunião não precisa ser necessariamente o presidente da entidade em questão ou da instância administrativa, isto é, aquele que convocou a reunião. Por isso não se