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ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
A organização de um evento requer, pelo menos, quatro fases: planejamento, coordenação, organização e implantação. No caso de cerimônias universitárias, é necessário definir atribuições do público interno (componentes da Mesa de Trabalhos, profissionais do Cerimonial, recepcionistas, assistentes de som e vídeo, etc). O público externo é composto pelos convidados.
Na fase de planejamento são definidas as seguintes ações:
Objetivo: é o que se pretende alcançar. Após definir o objetivo, pode-se determinar o público-alvo e as estratégias.
Público-alvo: é a quem se destina o evento. Para isso, é necessário que o objetivo do evento esteja bem definido.
Estratégias: conjunto de atividades que vão ser desenvolvidas para o alcance dos objetivos do evento.
Muitas variáveis, condições climáticas, por exemplo, interferem no resultado de um evento, e, como uma depende da outra, a melhor maneira de controlar todas as variáveis é fazer um check-list (no final deste Guia encontra-se um check-list completo).
EVENTOS
“Evento é um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços, idéias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos de tecnologia”. (MEIRELLES, 1999, p. 21)
É necessário, também, a distinção entre cerimônia e solenidade, aquela é sinônimo de evento, esta é também um evento, que tem como característica a pompa. A solenidade também pode ser designada como sessão solene.
TIPOS DE EVENTOS
A classificação de eventos é numerosa, mas interessa-nos aqui os eventos universitários, que têm como característica comum as reuniões dialogais (baseada na informação, no questionamento e na discussão). Dessa forma, vamos classificá-los abaixo:
Reunião : Caracteriza-se como o