Arquivo e protocolo

ARQUIVO E PROTOCOLO

Guardar não é difícil, porém guardar com inteligência, critério e obedecendo determinada sistemática deve ser o propósito do arquivista.
A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento, para informar às gerações futuras.
Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, guardar é arquivar.
A Associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, pú-blicas ou privadas”.
Arquivo é o lugar onde são guardados todos os documentos que foram impor-tantes um dia, mas que não podem ser jogados fora por dois motivos: ou porque ainda precisamos deles às vezes ou porque adquiriram valor histórico ou estimado.
Os antigos gregos já sabiam a importância de guardar e conservar seus docu-mentos. A palavra arquivo tem sua origem na expressão grega arché que significa “palácio dos magistrados”, ou local de guarda e depósito de documentos. Em termos empresariais, o arquivo é definido como um conjunto de documentos oficialmente pro-duzidos e recebidos por uma organização ou firma no decorrer de suas atividades, organizados e conservados para uso futuro; a primeira finalidade do arquivo é servir à administração da empresa que o mantém.
O arquivamento de documentos tem por objetivo maior possibilitar o encontro destes com rapidez, agilidade e exatidão.
Acervo é o conjunto de documentos arquivados.
Diariamente, empresas e organizações recebem correspondências e documen-tos por correio, malote, fax, internet. Dentre eles, convites, contratos, comunicados, ofícios, contas, propagandas... Isso tudo deve ser recebido, registrado, expedido para o setor ou a