Arquivo e Protocolo

Aula de Arquivo e Protocolo

MÉTODO ALFANUMÉRICO A- Pertence ao sistema indireto
B- Alia simplesmente do alfabético à precisão do numérico. Os elementos considerados são os nomes e os números.
C- O documento é classificado de acordo com o nome e o numero; depois é destinado ao uma pasta e um lugar no arquivo determinado por esse número. As pastas são separadas por guias com números que servem para auxiliar a localização.
D- Deve ser elaborado um ícone alfabético para consultar aos documentos.
E- Vantagens: fácil para organizar, rápido para arquivar, permite o sigilo, facilita a percepção do erro.
F- Desvantagens: consulta amorosa, principalmente quando não há familiaridade com o índice; duplicidade de pesquisa.
Exemplo.:
Aa - Am (Pasta 1)
An – Az ( pasta 2)
Ba – Bm ( pasta 3)
Bn – Bz (pasta 4)
Há- Hm (psta 15)
Hn- Hz (pasta 16)

METODO DE ASSUNTO

A- PERTENCE AO SISTEMA INDIRETO
B- O ELEMENTO CONSIDERADO É ASSUNTO.
C- É REPRESENTADO POR PALAVRAS DISPOSTA ALFABETICAMENTE.
D- DEPENDE DA INTERPRETAÇÃO DOS DOCUMENTOS SOB ANÁLISES DE APLO CONHECIMENTO DAS ATIVIDADES DA INSTITUIÇÃO.
E- É ACONSELHADO NOS CASOS DE GRANDES VOLUMES DE DOCUMENTOS E VARIEDADES DE ASSUNTOS.
F- O ASSUNTO NÃO DEVE SER CONFUDIDO COM A ESPECIE DO DOCUMENTO (OFÍCIO, CARTA, CONTRATO)
G- Deve ser planejado e elaborado um índice ( plano ou código de classificação) em que determinados assuntos são agrupados em tópicos principais e estes divididos e subdivididos em específicos, partindo-se sempre do geral para o particular.
H- No arquivamento por assunto, são adotados os métodos alfabéticos (ordem do dicionário e enciclopédia) e número (duplex decimal e uni termo).
Exemplo:
Cursos:
Graduação em engenharia eletrônica
Técnico em eletricidade financeiro
Compra de material de expediente
Folhas de pagamento de funcionários
Plantas
Edifícios na capital
Terrenos no interior