ADMINISTRADOR

COMPRANDO O QUE NÃO SABIA; RECEBENDO O QUE NÃO QUERIA:
A IMPORTÂNCIA DE ESPECIFICAR CORRETAMENTE UMA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS por Adm. Giulliano Álvares Roberto*

“Certo dia, Zé Pedreiro pediu ao departamento de compras da empresa em que trabalhava para comprar 1 O 2 sacos de cimento, pois precisava terminar a obra de ampliação da fábrica.
Rapidamente, João Comprador contatou os fornecedores, negociou os preços, prazos e emitiu o pedido de compras.
Quando o material chegou, Zé Pedreiro quase infartou! Um caminhão de sacos de cimento estava na porta da fábrica, aguardando para ser descarregado.
Imediatamente, ligou para o João Comprador cobrando explicações. João Comprador então informou que comprou ‘102 sacos de cimento’, conforme solicitado.
Ocorre que Zé Pedreiro havia informado errado, na verdade ele queria 1 ou 2 sacos de cimento, apenas.”
Esta pequena história, fictícia ou não, resume claramente as dificuldades que vários compradores e profissionais de suprimentos têm enfrentado quase que diariamente:
PROBLEMAS NA ESPECIFICAÇÃO CORRETA DO QUE DEVE SER COMPRADO.
Retrabalhos quanto a compras feitas de forma errada, devido a uma especificação incorreta, além do tempo perdido geram perdas financeiras e paradas no processo de produção de uma indústria, por exemplo. E muitas vezes, essas perdas são irrecuperáveis.
Para que se possa realizar um processo de compras com a máxima agilidade, assegurando de que foi feita a melhor negociação quanto a preços, prazos, condições de pagamento, dentre outros quesitos, é de suma importância que a descrição técnica, correta e detalhada do item seja repassada ao responsável pela compra.
E para que se tenha esse equilíbrio, a importância de se especificar corretamente uma solicitação de compras é fundamental.
Além disso, deve-se assegurar de que a solicitação ‘foi entendida e compreendida’ pelo comprador, para que não haja dúvidas. Persistindo, estas deverão ser sanadas até que se tenha conhecimento e