Os documentos na empresa

Os Documentos na Empresa

O documento na empresa • Dado que a empresa apresenta através de documentos os factos relativos à sua actividade, estes constituem a sua memória e um factor importante para a sua eficiência. • O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência. • Habitualmente escrito, pode também ter outro suporte material além do papel – registo em disquete, CD, pen, microfilme, etc. Funções do documento • Representação de um facto ou situação; • Conservação (subsiste posteriormente ao facto que lhe deu origem). • Destas funções resulta a seguinte classificação: • Documentos de transmissão (informação a transmitir) • Notas de encomenda, guias de remessa, facturas,... • Documentos de posição (informação a conservar) • Fichas de clientes e fornecedores, contas-correntes, documentos de registos contabilísticos, Os impressos • Para racionalizar o trabalho, para evitar repetições desnecessárias e facilitar a organização e conservação dos documentos, estes apresentam-se muitas vezes sob a forma de impressos. • Estes são documentos normalizados (no tamanho, mancha gráfica, e elementos informativos), destinados a ser directamente preenchidos, permitindo um arquivo fácil e uma consulta e leitura rápida.

Exemplos de impressos • Contêm dados fixos impressos, com espaços destinados ao preenchimento de dados varáveis, • Podendo se de uso geral, como o papel de carta timbrado da empresa, • ou de uso específico, próprio de um departamento ou serviço – documentos da contabilidade, • ou ainda de uso temporário ou pontuais – convites, questionários, sondagens, certificados de participação em eventos, etc. • Estes impressos podem destinar-se a serem mantidos em arquivo (estáticos) para posterior consulta ou a serem