Modelo de briefing de eventos

Para que um evento decorra da melhor forma possível é necessário um bom briefing.

A palavra briefing significa resumo e é com base numa boa conversa com o cliente que se elabora um bom resumo do que se pretende, independentemente do tipo de evento (seja ele de carácter académico, comercial, governamental, desportivo, privado, temático, etc.).

Estrutura-exemplo de um briefing:

1 – O Projecto
1.1. Nome do Projecto;
1.2. Cliente (empresa e contacto);
1.3. Data da reunião;
1.4. Data da apresentação da proposta;
1.5. Quais os eventos previamente organizados (temas, locais, etc).

2 – O evento
2.1. Número de participantes;
2.2. Público-alvo (interno/externo; idade; Departamento; habilitações, etc);
2.3. Duração da acção;
2.4. Data para a realização da acção;
2.5. Cronograma do evento;
2.6. Local pretendido – zona geográfica e tipo de local (hotel, quinta, palácio, centro de congressos, tenda, open door, outdoor, etc);
2.7. Tema/Conceito/Objectivos do evento;
2.8. Dos e don’ts (Indispensáveis e proibições);
2.9. Budget limite para o evento;
2.10. Necessidade de alojamento (Paula, obrigado pela dica)
2.10.1. Classificação (turismo rural, hotel, etc, número de estrelas);
2.10.2. Tipologia dos quartos;
2.10.3. Regime APA, MP, PC.
2.11. Outras observações.

3 – Características
3.1. Dimensões do espaço e características especiais (layout da(s) sala(s));
3.2. Catering;
3.3. Audiovisuais;
3.4. Animação;
3.5. Decoração;
3.6. Hospedeiras (sexo, número, fardas);
3.7. Vallet Parking;
3.8. Fotógrafo;
3.9. Captação de imagem de vídeo e pós-produção;
3.10. Transfer e transportes;
3.11. Paramédicos.

4 – Comunicação
4.1. Este evento está integrado em alguma comunicação da empresa /marca?
4.2. Necessária criação de logótipo e produção dos respectivos materiais?
4.2.1. Convites, site, Follow ups, pastas, material de comunicação, etc;
4.2.2. Assessoria de imprensa e RP.
4.3. Observações.