Gestão de documentos

A teoria dos arquivos e a gestão de documentos

Ana Márcia Lutterbach Rodrigues
Bacharel em Filosofia pela UFMG, Mestre em Ciência da Informação pela UFMG, Funcionária do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte. [e-mail]

Apresenta os principais conceitos da arquivologia, a fim de discutir como eles podem orientar a elaboração de uma metodologia de gestão dos documentos de arquivo, bem como a identificação dos principais problemas a serem superados para o acesso à informação arquivística. Palavras-chave: Arquivo, Arquivologia, Gestão de documentos, Informação Recebido em 24.08.2005 Aceito em 20.02.2006

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Perspect. ciênc. inf., Belo Horizonte, v.11 n.1, p. 102-117, jan./abr. 2006

Ana Márcia Lutterbach Rodrigues

Introdução
A atividade denominada records management, originalmente cunhada em inglês e posteriormente traduzida como gestão de documentos, não surgiu da prática ou teoria dos arquivos, mas por uma necessidade da administração pública. Jardim (1987) esclarece: [..] as instituições arquivísticas públicas caracterizavam-se pela sua função de órgão estritamente de apoio à pesquisa, comprometidos com a conservação e acesso aos documentos considerados de valor histórico. A tal concepção opunha-se, de forma dicotômica, a de ‘documento administrativo’, cujos problemas eram considerados da alçada exclusiva dos órgãos da administração pública que os produziam e utilizavam1 (p.36). A partir da segunda metade do século passado, há uma reorientação da profissão dos arquivistas diante do volume documental produzido: entra em pauta, mais especificamente na América do Norte, de onde repercute para os demais países ocidentais, a eliminação de documentos antes de serem recolhidos para guarda permanente. É formulado o conceito de ciclo de vida2 dos documentos de arquivo. Em 1956, o norte-americano Schellenberg publica o seu Arquivos modernos – princípios e técnicas no qual dedica toda a Parte II à Administração de arquivos correntes onde