Gestão de documentos

GESTÃO DOCUMENTAL: UM ESTUDO DE CASO SOBRE A GESTÃO DE
DOCUMENTOS FISICOS EM UMA INSTITUIÇÃO FINANCEIRA DE PORTO
ALEGRE/RS
Rita De Cássia De Lima
RESUMO
O objetivo deste trabalho é analisar a implantação de um projeto de melhoria na gestão documental do setor de formalística de uma Instituição financeira, localizada no
Município de Porto Alegre no Estado do Rio Grande do Sul, com a finalidade de melhorar os processos para então diminuir perdas, custos e riscos. Trata-se de uma pesquisa exploratória e qualitativa, desenvolvida por meio de estudo de caso onde as fontes de evidências utilizadas foram entrevistas, observação direta e pesquisa documental. A pesquisa mostrou a importância da existência, uso e atualização de fluxos, indicando os pontos fortes e fracos da implantação destes novos fluxos no setor.
Através deste estudo será possível mostrar aos gestores da Instituição Financeira e também aos funcionários do setor de formalística e outros setores interligados o quanto é importante elaborar, especificar no detalhe, executar e aplicar um projeto de melhoria simples, mas coeso e completo, sanando as necessidades de clientes internos e externos.
Os embasamentos teóricos, as análises de dados e o método utilizado foram os contribuintes principais para esta análise.
Palavras chave: Gestão documental, Setor de Formalística, Fluxos.
INTRODUÇÃO
A gestão documental teve origem na impossibilidade de se tratar do grande volume de documentos, ela se institucionalizou com a lei 8.159 de 08/01/1991, onde a organização dos documentos é essencial para a funcionalidade e eficiência do gerenciamento das informações corporativas.
O conceito de logística será utilizado no processo de organização, pois a logística trata do planejamento, implantação e controle do fluxo eficiente e eficaz de mercadorias, serviços e informações, desde a origem até o consumo. Importante não esquecer que a regulamentação de normas internas, é de suma importância para a