Gestão de Documentos

Gestão de Documentos

Protocolo
Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina: Passo Atividade
1. Receber a correspondência
2. Separar a correspondência oficial da particular
3. Distribuir a correspondência particular
4. Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso
5. Encaminhar a correspondência oficial sigilosa
6. Abrir a correspondência ostensiva
7. Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência de ante-cedentes
8. Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo,o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará paraser feita a juntada
9. Interpretar e classificar a correspondência
10. Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento

11. Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, sefor o caso
12. Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo
13. Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação.

Registro e movimentação
Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de docu-mentos e suas atribuições podem ser assim descritas: Passos Atividades
1. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição
2. Anexar a segunda via da ficha
5
ao documento, encaminhando-o ao seu destino, jun-tamente com os antecedentes, após o registro e as anotações pertinentes nas respec-tivas fichas 3
Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e as-sunto, rearquivando-as em seguida
4
Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica
5
Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas respec-tivas fichas (numéricas) o novo destino
6
Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho