Gerenciamento da Comunicação

7.1

Descrição dos processos de gerenciamento das comunicações
O processo de Gerenciamento de Comunicações será realizado através das

seguintes técnicas e ferramentas:

7.1.1. Website do Projeto
Todas as informações pertinentes ao projeto serão disponibilizadas em um link específico (website) do projeto na Intranet da Viaplan. Todos os documentos gerados ao longo do projeto devem ser armazenados no website. O sistema proverá o registro do horário de disponibilização do documento, bem como o controle das diversas versões
(histórico de versões) de um mesmo documento.
Os membros da equipe do projeto poderão enviar sugestões para a Pasta
Particular diretamente relacionada ao projeto, onde os níveis de acesso às informações serão definidos pelo Gerente do Projeto, tendo apenas a Diretoria da empresa a prerrogativa para acessar qualquer informação.

7.1.2 Documentos impressos
Os documentos impressos deverão ser digitalizados e arquivados no website do projeto.

7.1.3 Correio eletrônico
Comunicações que não necessitem de rastreabilidade poderão ser realizadas via e-mail coorporativo fornecido pela Viaplan.

7.1.4 Atas de Reuniões
Todos os eventos oficiais de comunicação serão registrados em Atas, sobre corresponsabilidade de um membro da equipe, previamente definido pelo Gerente do
Projeto, que fará a revisão do conteúdo para posterior divulgação à equipe do Projeto e
Diretoria da Empresa. As atas de reunião serão padronizadas, onde constará data e local da reunião, nome dos participantes, objetivo da reunião, informações trocadas, acordos firmados, lista de ações, respectivos responsáveis e data de conclusão das respectivas ações. 7.1.5 Quadro de avisos
Informações gerais, tais como valores e missões da empresa, balanced scorecard, data dos próximos marcos a serem atingidos pelo time, quantidade de dias sem acidentes, entre outros, serão informados nos quadros de aviso.

7.1.6 Notas Diárias e Boletins semanais (serão divulgados