Fundamentos e praticas de arquivamento e suas fases

Sumário

Apresentação 04
Importância dos Arquivos 04
1. Documento, Informação, Comunicação e Documentação 05 1.1.Documento 05 1.2.Informação 05 1.3.Comunicação 05 1.4.Documentação 05
2. Arquivo 06
3. Funções do Arquivo 07
4. Tratamento da Informação 07
5. Organização e Técnica de Arquivamento 08 5.1.Segurança 08 5.2.Precisão 08 5.3.Simplicidade 08 5.4.Flexibilidade 08 5.5.Acesso 08
6. Operações de Arquivamento 09 6.1.Inspeção 09 6.2.Estudo 09 6.3.Classificação 09 6.4.Codificação 09 6.5.Ordenação 09
7. Avaliação da Documentação 10
8. Regras de Arquivamento 10 8.1.Alfabetação 10 8.2.Método Numérico 13 8.3.Método Alfanumérico 13 8.4.Método Geográfico 14 8.5.Método Variedex 14 8.6.Método por Assunto 15 8.7.Método Decimal 15 8.8.Método Mnemônico 15
9. Localização Física e Armazenagem de Documentos 15
10. Administração dos Arquivos 16 10.1.Seleção e Descarte 16 10.2.Recuperação de Documentos 16 10.3.Manutenção do Sistema 17 10.3.1.Treinamento 17 10.3.2.Ficha de Orientação 17 10.3.3.Empréstimos 17 10.3.4.Reuniões de Trabalho 17 Bibliografia 18

APRESENTAÇÃO

A palavra arquivo é originária do latim archivum, que “representa o conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmados, conservados sob custódia de uma entidade pública ou privada, podendo também ser o depósito, um lugar ou edifício onde se recolhem e guardam documentos ou móvel com gavetas para guardar documentos”.
Os arquivos não são meros depósitos de papéis velhos, arquivados apenas por tradição de tudo arquivar, embora isto ocorra com freqüência. É comum