Daniel

Mapeando os Processos de forma eficaz

Uma das maiores dificuldades encontradas dentro das empresas atualmente é a falta de conhecimento do real funcionamento das metodologias de processos. Muitas tentam implantar novas metodologias de gestão de seus processos desastradamente, o que leva a um desperdício de tempo considerável devido ao envolvimento contínuo de toda a operação.

Logicamente, a melhor forma de se conhecer o processo é descrevê-lo detalhadamente, atividade por atividade. Neste momento, é muito importante a interação entre o profissional que executa estas atividades e o profissional da área de processos. Ao se deixar a atividade de mapear os processos a cargo somente da operação, posso afirmar com experiência que ao final do mapeamento, muitas atividades foram esquecidas.

Quando sou solicitado para mapear algum tipo de processo, procuro realizá-lo utilizando dois passos:

1º Passo: Juntamente com o apoio do profissional que executa todas as atividades do processo, descrevo todos os detalhes do mesmo, levando-se em conta todas as entradas, seus fornecedores, os clientes internos, os pontos de controle que serão trabalhados no processo, o vencimento (data e hora) das atividades e o produto final que entregue ao cliente.

Caso o mapeamento do processo tenha também como foco não somente descrever as atividades meio deste, mas também saber a eficiência em que se encontra, trabalhamos também os tempos necessários para a execução de cada atividade. A partir daí, teremos uma gama enorme de informações para começarmos e melhorar o processo.

2º Passo: Logo após colher todas as informações do processo conforme descrito no primeiro passo, coloca-se em prática uma das premissas do sistema LEAN, que é atribuir “valor” às atividades do processo, fazendo com que os pontos de controle do meu processo sejam os mesmos pontos de controle que agregam “valor” aos olhos do cliente.

Utilizando-se de ferramentas do sistema LEAN, podemos proporcionar maior