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GESTÃO DE DOCUMENTOS

2.3. PROTOCOLO
Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. (D.T.A., 2005.)
Entre outras acepções, protocolo também pode ser: setor de um órgão; livro de protocolo; espécie documental; número atribuído ao documento/conjunto documental.
O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental no órgão/instituição viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação.

2.3.1. Atividades do protocolo
• Recebimento – recepção/entrada de documentos de origem interna ou externa. • Autuação e Registro – atribuição de número ao documento/conjunto documental e registro no sistema de controle de protocolo, mediante processo manual, mecanizado ou informatizado.
• Classificação – Os documentos são anteriormente identificados e analisados atendendo ao plano de classificação do órgão.
• Distribuição e Expedição – saída/encaminhamento de documentos do protocolo para outro setor/instituição. Distribuição (encaminhamento de documentos para setores internos/unidades da mesma instituição). Expedição (encaminhamento de documentos para outras instituições).
• Controle e Movimentação – Mediante processo que pode ser: manual, mecanizado ou informatizado, faz-se o controle do fluxo documental desde a entrada/criação do documento na instituição. Os sistemas informatizados atendem com precisão esta trajetória documental traçando/registrando todo o percurso do documento.

2.4. CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS E DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
2.4.1. Classificação de Arquivos
2.4.1.1. Quanto à entidade mantenedora/arquivística (ver, também, os itens 1.1.2.4. e 1.1.2.5., do Cap. I)
Arquivos Públicos: Segundo o art. 7º, da Lei nº 8.159 de 08/01/91,
“os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbitos federal, estadual, do distrito federal e