Como tornar se organizado

Capitulo 3

Como tornar-se organizado Priorize as tarefas
Após ter analisado seu volume de trabalho, de um modo amplo e cuidadoso, você pode começar a atuar no sentido de organizar-se. A fim de fazer isso de maneira adequada, é preciso priorizar as tarefas que você estará executando pessoalmente, e pensar na possibilidade de utilizar um plano diário e, ao mesmo tempo, elaborar planos para oferecer assistência adicional, se e quando necessário. Ao estabelecer prioridades há três providências a serem tomadas, destacando:
_ atividades urgentes
_ atividades importantes
_ o equilíbrio entre urgência e importância

Atividades urgentes
Ao fazer o levantamento de todas as suas atividades, coloque uma marca (U) ao lado daquelas que necessitem ser executadas com maior urgência. Por exemplo: pode ser urgente atender de imediato ao telefonema de um cliente, ou dar um retorno o mais breve possível. Talvez seja útil classificar cada atividade em uma escala de 1 a 5, sendo 5 a mais urgente.

Atividades importantes
Do mesmo modo, você pode em seguida, nesse mesmo levantamento, assinalar com (I) as atividades que tenham particular importância. Por exemplo: pode ser importante que você termine um relatório sobre um programa de treinamento do qual você participou. Também aqui é interessante classificar cada atividade dentro de uma escala de 1 a 5, sendo
5 a mais importante.

O equilíbrio entre urgência e importância
Neste ponto, é útil colocar suas atividades dentro de um “raio de prioridades” como o da Figura 4. As que forem colocadas no ângulo superior direito são muito urgentes e muito importantes ao mesmo tempo, sendo essas as que devem ser executadas em primeiro lugar. No ângulo inferior direito, as tarefas que forem muito importantes, mas não urgentes, vêm em segundo lugar. As atividades colocadas no ângulo superior esquerdo não são importantes, mas são muito urgentes, e talvez você as realize em terceiro lugar. Por fim, as tarefas no