Como são classificadas as tarefas

É bastante comum ouvir que a falta de tempo é a causa para deixarmos por fazer ou fazer de forma superficial coisas que julgamos importantes. Decorrente disso é a frustração que se acumula em nós e naqueles que convivem conosco.

Existem diversas variáveis que se conjugam para resultar nisso que percebemos como “tempo insuficiente”.
Trataremos de uma delas que qualquer um de nós, de imediato, pode colocar em prática: priorizar.

Vamos abordar o assunto considerando nossa atuação na empresa, porém a ferramenta pode ser adaptada a outras situações do nosso cotidiano.

O profissional competente prioriza

Priorizar é colocar como “bola da vez” uma atividade, tarefa, informação, decisão pelo seu grau de urgência e importância para o sistema-empresa. Para priorizar é fundamental manter visão global para agir local de forma congruente.

Claro que a comunicação e interação honesta, franca e aberta entre todos os envolvidos - clientes e fornecedores internos e externo – ajuda bastante.

Para priorizar é importante definir claramente:

- Qual o propósito da minha função dentro da empresa? Para que estou aqui?
De forma geral o meu propósito é o propósito da empresa. Minhas prioridades são aquelas que levam a empresa a atingir seu propósito.

Para se organizar:

1º Passo: Faça uma lista de todas as tarefas a realizar, não importa a ordem. Pode considerar o tempo da jornada diária ou mensal.

2º Passo: Separe essas tarefas em duas categorias.

Primeira categoria - Tarefas Positivas Ativas

São aquelas que me ajudam a atingir os objetivos da minha função porque estou aqui. São as atividades que me competem e ninguém pode fazer por mim.

Segunda Categoria - Tarefas Reativas

Todas as outras situações que aparece em minha mesa, todos os dias, e que tenho que resolver. Podem estar relacionadas com minha atividade e que não considerei no planejamento, pode estar relacionada com outras áreas ou atividades de outras pessoas e que naquele momento compete