Como planear

Introdução

No âmbito do trabalho “Planificação de uma viagem de trabalho”, para a disciplina xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, vamos abordar as várias etapas de elaboração de uma viagem de negócios.

Desta forma, permitimos que sejam colmatadas lacunas e perdas de tempo que uma viagem improvisada iria criar, garantindo que os resultados sejam os melhores possíveis.

Neste trabalho serão então descritas as várias acções a realizar, desde a calendarização, contactos a estabelecer, documentos, correspondência, criação do itinerário, comunicações e meios de transporte a utilizar, entre outros.

É também importante que se conheça minimamente a cultura, clima e especificidades do país para onde se viaja, quer seja em lazer ou em trabalho.

O profissional de Secretariado é a pessoa indicada a tratar de todos os pormenores de uma viagem de trabalho, é dele a responsabilidade de organização deste tipo de procedimento.

1. A Viagem de Negócios

Fazer o negócio evoluir “obriga” muitas vezes a que realizem viagens de negócios que podem ser nacionais ou internacionais.

Para que estas viagens sejam realizadas no menor tempo possível e vejam os seus objectivos cumpridos é necessário que sejam bem organizadas e que todos os pormenores sejam tidos em consideração.

Assim, é da responsabilidade do Secretariado o agendamento das datas com os intervenientes, a preparação de todos os documentos para a realização da viagem, reservas de transporte e/ou estadia, itinerário, entre outras necessidades.

Para além da preparação da viagem em si, é também necessário que este profissional seja responsável pela preparação de toda a documentação que vá viabilizar a viagem, desde reuniões, participação em eventos, feiras, etc…

2. Como planificar uma viagem de negócios

Seguem-se as explicações das várias etapas que vão constituir a viagem de negócios.

- Calendarização da viagem

A viagem deve ser planeada com