Artigo - Controlando Fluxo de Emails

Controlando o fluxo de emails
Você também tem muitos problemas com email?
O email se tornou uma das ferramentas mais utilizar para a comunicação corporativa. Ele é um meio eficiente de comunicação e organização: é rápido, permite o envio e recebimento de informações que são facilmente armazenadas e recuperadas e ele fica em sua caixa de entrada esperando o momento mais propício para ser lido.
Porém, ele só ganha essas atribuições se for utilizado de forma correta e eficaz. Caso contrário, a caixa de entrada acaba ficando lotada de emails que acabam demandando muito tempo útil e gera distrações durante o dia inteiro. Além disso, várias pessoas de enviam emails solicitando alguma informação ou alguma tarefa e ainda querem ser respondidas na hora.
Mantenha a calma e tenha atitude! Sem um pouco de autocontrole é muito fácil se descontrolar e se entregar a esse ritmo de trabalhar por emails. Mas, você pode processar sua caixa de entrada de uma maneira mais efetiva e fazer sua parte para colaborar com as caixas dos colegas. Saiba como:
Leitura e Ação:
Quando você abre sua caixa de entrada e vê mais de 20 emails não lidos e você precisa fazer alguma coisa com eles, o que você faz? Deixa pra lá e faz outra coisa, fingindo que nem recebeu? Ou na hora de ler você escolhe os mais rápidos e quando para em um mais complicado e que vai precisar de mais atenção, deixa este de lado e passa para o próximo?

Comece o processamento do último para o primeiro, mas, siga a ordem. Lembre-se das 5 principais regras para ter uma caixa de emails organizada e não deixar nada passar:

APAGUE JÁ
Se for algo que não tem utilidade ou importância, delete;

ARQUIVE JÁ
Se for apenas informativo, arquive;

RESOLVA JÁ
Se puder responder de uma vez, responda;

AGENDA JÁ
Se tiver alguma tarefa envolvida, coloque-a em sua agenda e faça logo, lembrando sempre de sua importância e mantendo uma ordem de prioridades. Trabalhe com a tarefa não com a mensagem;

DELEGUE JÁ
Se receber