arquivos digitais

Empresas reduzem uso de papel
Escritórios investem na circulação digital de informações em prol da economia financeira e de recursos naturais
Sugestões
Não há motivo para abolir o papel. Ele é útil e necessário. Basta evitar o desperdício. Veja alguns entraves e também algumas recomendações para o uso mais racional e adaptado ao mundo cibernético:

Principais erros

- Imprimir desnecessariamente

- Exigir documentos em papel

- Acreditar que só a guarda física é segura e eficiente

Vantagens

- Redução de uso de matérias-primas (como madeira), de energia, água e de produtos químicos utilizados no processo de produção de papel, além da diminuição no gasto de combustível envolvido na logística e nas despesas de entrega

- Os arquivos digitais têm sistema de procura. Basta digitar uma palavra ou parte dela para encontrar um documento. Nada de ficar procurando documentos em uma pilha de papel

- A empresa vai dispor de mais espaço livre (ou vai poder, por exemplo, alugar uma sala comercial menor) se não precisar armazenar tanto papel

- Economia com móveis de arquivo

- Agilidade operacional

- Acesso remoto

- Ao longo do tempo, diminui custos

Dificuldades

- Disciplina no armazenamento de dados

- Compra de equipamentos e softwares

- Treinamento de pessoal e insistência para alcançar resultados

- Exigências da legislação sobre a guarda de documentos físicos

Dicas

- Procure um sistema eletrônico de controle de documentos. Há softwares gratuitos para pequenas empresas

- Incentive o uso da rede de internet interna (intranet)

- Faça blocos de rascunho com papel que possa ser reaproveitado

- Quando a impressão for indispensável, use os dois lados da folha

12 árvores são necessárias para produzir uma tonelada de papel. Também são usados muitos produtos químicos. E apenas 37% do que é produzido é reciclado.

540 mil litros de água, em média, são destinados à produção de uma tonelada de papel. Há também o gasto de combustível nas etapas de transporte.

44 quilos
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