Arquivologia

MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO
TEORIA E EXERCÍCIOS
Nível Médio

NOÇÕES DE
ARQUIVOLOGIA
Prof. Élvis C. Miranda
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA / Professor Élvis Corrêa Miranda
MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO - Cargo: Técnico Administrativo

JULHO DE 2010
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

Formas de ingresso dos documentos na instituição

1.1. ARQUIVO

Arquivos e bibliotecas mantêm em seu acervo um volume enorme de documentos. Tais documentos ingressam na instituição de formas variadas.

De um modo geral, arquivo é aquele local que utilizamos para guardar documentos. No entanto, é preciso destacar alguns detalhes que servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma mais precisa, que:
Arquivo é o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição ao longo de suas atividades.
Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e é formado a partir da necessidade que essas pessoas (físicas ou jurídicas) têm de guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram ao longo da vida.
O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo é denominado acervo.
1.2. FUNÇÃO DO ARQUIVO
Basicamente, a função do arquivo é guardar e organizar os documentos acumulados pela instituição a que pertence, de forma a facilitar a localização destes documentos, quando necessário. Uma boa organização dos arquivos permite que a instituição ganhe tempo e otimize seus recursos.
1.3. FINALIDADES DO ARQUIVO
Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administração e à história. Finalidade administrativa: N um primeiro momento, as informações contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da empresa, onde os usuários seriam, basicamente, os funcionários, os clientes, os administradores e quaisquer outros indivíduos que busquem informações relativas às atividades da instituição.
Finalidade histórica: Num segundo