arquivo

1 CONCEITO DE ARQUIVO
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada. Caracteriza-se pela natureza orgânica de sua acumulação (de forma organizada, dentro de uma estrutura).
Solon Buck define: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.1
Pela conceituação deduz-se três características que distinguem os arquivos:
a) exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.
b) origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações passadas.
c) caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.
O termo arquivo pode também ser usado para designar:
* Conjunto de documentos.
* Móvel para guarda de documentos.
* Local onde o acervo documental deverá ser conservado.
* Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação.
* Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em disquetes ou em grandes sistemas automatizados.
Para o arquivo, manual ou automatizado, converge toda a documentação resultante dos departamentos, setores ou órgãos de uma entidade pública ou privada. O arquivo é a memória viva, sendo fonte de pesquisa e informação para administrar melhor. Os arquivos são básicos para o funcionamento de um governo, sendo necessários em qualquer fase do seu trabalho - tanto para conduta das transações rotineiras, diárias, como para a formulação de programas de largo alcance - diretrizes, procedimentos, planos, programas. Um governo depende literalmente de seus arquivos. Como memória, os arquivos contêm informação sobre